Перший тиждень у CRM: план запуску агенції за 7 днів

Є дві типові історії впровадження CRM в агенції нерухомості. У першій керівник купує систему, два місяці налаштовує поля, ще місяць умовляє команду переносити дані, а через пів року всі тихо повертаються до таблиці. У другій агенція за тиждень переходить на нову систему і через місяць не може згадати, як працювала без неї.

Різниця не в CRM, а в плані. Нижче план на сім днів, який ми радимо агенціям, що починають у Realtory. Він розрахований на команду з 3–15 людей, але працює і для агента, який веде базу сам.

День 1. Реєстрація і перший офіс

Реєстрація займає хвилину: імʼя, назва агенції, email і пароль. Після підтвердження пошти ви стаєте керівником агенції і створюєте перший офіс: назва, місто, мова інтерфейсу. CRM сама складе адресу входу для команди.

Якщо хочете спершу подивитися, як усе виглядає з даними, заповніть CRM демо-даними одним натисканням: команда з трьох людей, сім обʼєктів, власники, клієнти й задачі на сьогодні. Пройдіть один робочий день за демо-ріелтора, щоб відчути логіку.

Пробний період триває 14 днів і не вимагає картки. Цього вистачає, щоб пройти весь план і ще тиждень попрацювати в звичному ритмі.

День 2. Перенесення бази

Не намагайтесь перенести історію за всі роки ідеально. Мета першого імпорту: живі записи з телефонами.

1. 01Підготуйте окремі аркуші Google Таблиці для власників, обʼєктів і клієнтів.
2. 02Перевірте, що в кожного запису є імʼя і телефон.
3. 03Запустіть імпорт. Дублі за телефоном CRM знайде сама.
4. 04Перегляньте результат і поправте те, що перенеслося не так.

День 3. Налаштування під агенцію

Налаштувань у Realtory свідомо небагато, щоб на них не пішов тиждень.

• Причини відмов для власників і клієнтів: з них команда обирає, коли позначає відмову.
• Шаблони текстів оголошень для OLX, DIM.RIA, сайту і Telegram-каналу агенції.
• Фірмовий стиль: логотип, колір і шрифти агенції. Необовʼязково, але команда сприймає «свою» CRM краще.

День 4. Запрошення команди

Надішліть кожному ріелтору запрошення або дайте посилання в офіс. Запрошення діє 7 днів: людина придумує пароль і одразу бачить свої задачі мовою свого офісу.

Під час запрошення визначте роль: ріелтор, обдзвін і контроль, офіс-менеджер. Від ролі залежить, що людина бачить. Фінанси й команду відкривайте лише тим, кому вони справді потрібні.

День 5. Розподіл бази і перші задачі

Це найважливіший день. Кожен активний запис має отримати відповідального і наступний крок.

1. 01Розподіліть власників і клієнтів між ріелторами.
2. 02Попросіть кожного пройтись своїм списком і поставити кожному запису задачу з датою.
3. 03Для власників у базі задайте частоту дзвінків: щотижня, раз на місяць, раз на 3 місяці, раз на пів року.

Після цього дня CRM уже сама формує ранковий список кожного ріелтора.

День 6. Перший повний робочий день

Сьогодні команда вперше працює лише в CRM. Правила дня прості:

• ранок починається з розділу «Сьогодні», прострочене закривається першим;
• кожна виконана задача отримує наступний крок;
• обзвін власників ведеться в режимі дзвінків;
• підбірки клієнтам надсилаються посиланням, а не фото в месенджер.

Керівник у кінці дня дивиться аналітику за день: скільки дзвінків, показів і підбірок зробила кожна людина. Ці цифри рахуються автоматично, нікому не треба писати звіт.

День 7. Ретроспектива

Зберіть команду на 30 хвилин і поставте три питання.

1. 01Що в CRM незручно або незрозуміло?
2. 02Які записи досі живуть поза CRM: у телефонах, чатах, таблицях?
3. 03Що ми зробили цього тижня, чого раніше не встигали?

Друге питання найважливіше. Усе, що лишається поза системою, з часом стане втраченим власником чи клієнтом. Домовтесь, як перенести ці записи до кінця наступного тижня.

Що далі

Після першого тижня агенція вже працює в системі, і далі ефект накопичується сам. Через місяць у вас будуть показники кожної людини за кілька тижнів, і CRM запропонує план із темпу кожного. Через три місяці власники з графіком дзвінків почнуть повертатися з новими обʼєктами. Через пів року ви помітите, що звільнення ріелтора більше не означає втрату його клієнтів.

Найскладніший крок у цьому плані перший. Решту CRM робить разом з вами.